PERBEDAAN PENGENDALIAN UMUM DAN PENGENDALIAN APLIKASI

PERBEDAAN PENGENDALIAN UMUM DAN PENGENDALIAN APLIKASI

Ø  PENGENDALIAN UMUM

Pengendalian umum adalah standar dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan fungsinya. Dalam bahasa gampang, pengendalian umum adalah semua bentuk pengendalian yang tidak terkait langsung dengan aplikasi komputer. Contohnya, memastikan bahwa ruang kantor terkunci, kemudian penempatan satpam di tugas jaga. Pengendalian umum dibagi menjadi beberapa pengendalian, yaitu :

1.      Pengendalian organisasi dan otorisasi.

Yang dimaksud dengan organisasi disini adalah secara umum terdapat pemisahan tugas dan jabatan antara pengguna sistem (operasi) dan administrator sistem (operasi). Disini juga dapat dilihat bahwa pengguna hanya dapat mengakses sistem apabila memang telah diotorisasi oleh administrator.

2.      Pengendalian operasi.

Operasi sistem informasi dalam perusahaan juga perlu pengendalian untuk memastikan sistem informasi tersebut dapat beroperasi dengan baik selayaknya sesuai yang diharapkan.

3.      Pengendalian perubahan.

Perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap sistem informasi juga harus dikendalikan. Termasuk pengendalian versi dari sistem informasi tersebut, catatan perubahan versi,serta manajemen perubahan atas diimplementasikannya sebuah sistem informasi.

4.      Pengendalian akses fisikal dan logikal.

Pengendalian akses fisikal berkaitan dengan akses secara fisik terhadap fasilitas-fasilitas sistem informasi suatu perusahaan, sedangkan akses logikal berkaitan dengan pengelolaan akses terhadap sistem operasi sistem tersebut (misal: windows).

Ø  PENGENDALIAN APLIKASI

Pengendalian aplikasi (application controls) adalah sistem pengendalian intern komputer yang berkaitan dengan pekerjaan atau kegiatan tertentu yang telah ditentukan (setiap aplikasi berbeda karateristik dan kebutuhan pengendaliannya). Misalnya komputerisasi kepegawaian tentu berbeda resiko dan kebutuhan pengendaliannya dengan sistem komputerisasi penjualan, apalagi bila sistem penjualan tersebut didesain web-based atau E-Commerce.’

Pengendalian aplikasi ini merupakan lingkup dari pengendalian umum, sehingga apabila terjadi kelemahan dalam pengendalian umum maka dapat berdampak terhadap berbagai jenis aplikasi yang telah dirancang dalam sebuah perusahaan. Pengendalian aplikasi dirancang khusus untuk memenuhi persyaratan pengendalian yang harus diterapkan pada aplikasi tertentu sehingga data hasil pemrosesan aplikasi tersebut mampu diyakini keandalannya.

Pengendalian Aplikasi Terdiri Dari :

1.      Pengendalian masukan atau input controls

2.      Pengendalian proses pengolahan data atau process controls

3.      Pengendalian keluaran atau output controls

Tujuan pengendalian aplikasi menurut Anies S.M. Basalamah (2011, 197) adalah untuk memperoleh keyakinan bahwa:

1.      Setiap transaksi telah diproses dengan lengkap dan hanya diproses satu kali;

2.      Setiap data transaksi berisi informasi yang lengkap dan akurat;

3.      Setiap pemrosesan transaksi dilakukan dengan benar dan tepat;

4.      Hasil-hasil pemrosesan digunakan sesuai dengan maksudnya; dan

5.      Aplikasi-aplikasi yang ada dapat berfungsi secara berkesinambungan.

Ø  PERBEDAAN PENGENDALIAN UMUM DAN PENGENDALIAN APLIKASI

Perbedaan utama antara pengendalian umum dan pengendalian aplikasi adalah bahwa sifat pengendalian umum adalah prosedural, sedangkan pengendalian aplikasi bersifat lebih berorientasi pada data. Oleh sebab itu, bagi auditor mungkin saja menilai pengendalian umumnya secara terpisah dari penilaian terhadap pengendalian aplikasi.

SUMBER:

http://euiskurniasih.blogdetik.com/2011/10/13/general-control-dan-application-control

http://makjegagik.blogspot.co.id/2012/05/pengendalian-umum-dan-aplikasi.html

http://blogakuntansi.blogspot.co.id/2008/02/konsep-pengendalian-umum-dan-aplikasi.html

http://dinarmagzz.blogspot.com/2013/11/sistem-pengendalian-internal-aplikasi_25.html

http://anantiputri18.blogspot.co.id/2015/11/tugas-43-pengendalian-umum-dan.html

Rediana C1C015006

kelompok 6

Tugas SIA Teori Fraud, COSO, dan Fraud Tree

A. TEORI-TEORI FRAUD

a. Triangle Fraud

Pressure
Pressure adalah dorongan yang menyebabkan seseorang melakukan fraud. Contohnya hutang yang menumpuk; gaya hidup mewah; kecanduan rokok, narkoba, judi dll. Pada umumnya yang mendorong terjadinya fraud adalah kebutuhan atau masalah finansial. Namun bisa juga terdorong oleh keserakahan.

Rationalization
Rasionalisasi menjadi elemen penting dalam terjadinya fraud, dimana pelaku mencari pembenaran atas tindakannya, misalnya:
1. Bahwasanya tindakannya untuk membahagiakan keluarga dan orang-orang yang dicintainya.
2. Masa kerja pelaku cukup lama dan dia merasa seharusnya berhak mendapatkan
lebih dari yang telah dia dapatkan sekarang (posisi, gaji, promosi, dll).
3. Perusahaan telah mendapatkan keuntungan yang sangat besar dan tidak masalah
jika pelaku mengambil bagian sedikit dari keuntungan tersebut.

Opportunity
Opportunity adalah peluang yang memungkinkan terjadinya fraud. Biasanya disebabkan karena internal control suatu organisasi yang lemah, kurangnya pengawasan, dan/atau penyalahgunaan wewenang. Di antara 3 elemen fraud triangle, opportunity merupakan elemen yang paling memungkinkan untuk diminimalisir melalui penerapan proses, prosedur, dan control dan upaya deteksi dini terhadap fraud.
 
b. Diamond Fraud

Setelah kita mengetahui Triangle Fraud ada karena adanya Pressure, Rationalization dan Opportunity, di dalam Diamond Fraud terdapat faktor Capability juga.

Capability adalah sifat dan kemampuan pribadi seseorang yang mempunyai peranan besar yang memungkinkan melakukan suatu tindak kecurangan. Pada elemen Capability terdapat beberapa komponen kemampuan untuk menciptakan fraud yaitu:
• posisi/fungsi seseorang dalam perusahaan
• kecerdasan (brain)
• tingkat kepercayaan diri/ego (confident/ego)
• kemampuan pemaksaan (coercion skills)
• kebohongan yang efektif (effective lying)
• kekebalan terhadap stres (immunity to stress)

c. Pentagon Fraud

Arrogance
Sifat  keegoisan  dan  arogansi  dari  seorang  predator  tidak dapat dipisahkan. Sifat arogansi membentuk suatu perilaku tidak mau kompromi dan  selalu  mencari  solusi  atas  segala  rancangan  yang  yang  telah  dilaksanakan. Sehingga  dapat  membentuk  suatu  sikap  “because  they  can”  atau  mereka  dapat  melakukannya.  Biasanya  sikap  arogansi,  biasa  dilakukan oleh  beberapa  kalangan yang memiliki kemampuan tinggi. Contohnya manajer yang memerintah bagian keuangan untuk memanipulasi laporan keuangan perusahaan karena manajer tersebut mempunyai jabatan yang tinggi.

d. Teori White Collar Crime

Kajian white collar crime sendiri mulai dipopulerkan oleh Edwin H. Sutherland pada tahun 1939, yang diistilahkan sebagai perbuatan kejahatan oleh orang yang terhormat dan memiliki status tinggi serta berhubungan dengan pekerjaannya. Jadi, kejahatan kerah putih adalah kejahatan tanpa kekerasan yang dilakukan oleh pelaku bisnis dan pemerintah profesional. Ciri khas dari kejahatan kerah putih yaitu penipuan, penyuapan, skema Ponzi, insider trading, pemerasan tenaga kerja, penggelapan, cybercrime, pelanggaran hak cipta, pencucian uang, pencurian identitas dan pemalsuan. Teori asosiasi diferensial dari teori white collar crime adalah sebagai berikut :

- Kejahatan yang dipelajari
- Tidak dipengaruhi oleh faktor genetik
- Dipelajari dari kelompok pribadi yang intim

e. Scale Fraud

Sembilan faktor yang memotivasi terjadinya penipuan:
1. Hidup di luar kemampuan
2. Keinginan yang besar untuk keuntungan pribadi
3. Utang pribadi yang tinggi
4. Tutup hubungan dengan pelanggan
5. Membayar tidak sepadan dengan pekerjaan
6. Kendaraan roda-dealer
7. Tantangan kuat untuk mengalahkan sistem
8. Perjudian yang berlebihan
9. Keluarga tekanan / sebaya
Teori Fraud Scale dicetuskan oleh Dr.Steve Albrecht. Menurut Albrecht 3 faktor penyebab seseorang melakukan fraud atau kecurangan dilihat dari karakteristik khusus menurut teori fraud scale adalah :
a. Hidup di luar kemampuan mereka
b. Keinginan yang besar untuk keuntungan
c. Hutang pribadi yang tinggi
Sedangkan faktor resiko terjadinya fraud menurut teori ini adalah dikarenakan terlalu besar dalam menaruh kepercayaan kepada karyawan serta lemahnya pengendalian dari atasan.  Kecurangan paling sering terjadi ketika (i) tekanan pada situasi sangat  tinggi, (ii) Integritas pribadi yang rendah, serta (iii) adanya kesempatan atau peluang yang tinggi untuk melakukan fraud.

B. COSO (Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision)

COSO atau Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision adalah suatu inisiatif dari sektor swasta yang dibentuk pada tahun 1985. Tujuan utamanya adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan penggelapan laporan keuangan dan membuat rekomendasi untuk mengurani kejadian tersebut. Pada tahun 1992, COSO mengeluarkan definisi tentang pengendalian internal sebagai suatu proses yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tujuan yaitu efektivitas dan efisiensi operasi, ekandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan ketentuan yang berlaku.

Terdapat 5 pengendalian internal menurut COSO, yaitu:
1. Control Environment (Lingkungan pengendalian)
Control Environment merupakan dasar komponen pengendalian internal dan tindakan atau kebijakan manajemen dapat mencerminkan sikap manajemen puncak dalam pengendalian manajemen. Yang termasuk dalam Control Environment antara lain:
a) Integrity and ethical values (integritas dan nilai etika)
b) Board of directors and audit committee (dewan komisaris dan komite audit)
c) Management’s philoshophy and operating style (filosofi manajemen dan gaya mengelola operasi)
d) Organization structure (struktur organisasi)
e) Human resource policies and procedures (kebijakan sumber daya manusia dan prosedurnya)
2. Risk Assessment
Kondisi ekonomi, industri, regulasi dan operasi selalu berubah, maka diperlukan Risk Assessment sebagai tindakan manajemen untuk mengidentifikasi, menganalisis resiko-resiko yang terkait dengan perubahan tersebut dalam menyusun laporan keuangan dan perusahaan secara umum. Yang termasuk dalam Risk Assessment :
a) Company wide objectives (tujuan perusahaan secara keseluruhan)
b) Process level objectives (tujuan disetiap tingkat proses)
c) Risk identification and analysis (identifikasi resiko dan analisisnya)
d) Managing change (mengelola perubahan)
3. Control Activities (Aktivitas Pengendalian)
Tindakan dan prosedur yang diambil manajemen dalam rangka pengendalian intern berguna untuk membantu meyakinkan manajemen bahwa arahannya telah dijalankan. Yang termasuk Control Activities yaitu :
a) Policies and procedures (kebijakan dan prosedur)
b) Security application and network (keamanan dalam hal aplikasi dan jaringan)
c) Application change management (manajemen perubahan aplikasi)
d) Bussiness continuity or backups (kelangsungan bisnis)
e) Outsourcing
4. Information and Communication (Informasi dan Komunikasi)
Sistem informasi menghasilkan laporan yang berisi informasi operasional, finansial, dan terpenuhinya keperluan sistem yang membuatnya mungkin untuk menjalankan dan mengendalikan bisnis. Sehingga tdiperlukan tindakan unutk mencatat, memproses dan melaporkan transaksi yang sesuai untuk menjaga akuntabilitas. Yang termasuk Information and Communication antara lain :
a) Quality of information (kualitas informasi)
b) Effectiveness of communication (efektivitas komunikasi)
5. Monitoring (Pemantauan)
Pemantauan dilakukan sebagai penilaian terhadap mutu pengendalian internal secara berkelanjutan maupun periodik untuk memastikan pengendalian internal telah berjalan dan telah dilakukan penyesuain apabila diperlukan. Yang termasuk Monitoring antara lain :
a) On-going monitoring (pengawasan yang terus berlangsung)
b) Separate evaluations (evaluasi terpisah)
c) Reporting deficiencies (melaporkan kekurangan yang terjadi)

C. FRAUD TREE

• Corruption (Korupsi)
Korupsi biasanya berbentuk kecurangan off-books dan ditemukan balam bentuk pemberian komisi, hadiah, dan hibah kepada pegawai pemerintah dan kontraktor atau kepada pegawai perusahaan swasta dari pemasok. Korupsi dapat dibedakan menjadi:
a. Conflicts of interest (konflik kepentingan). Konflik kepentingan terjadi ketika seseorang bertindak atas nama pihak ketiga selama pelaksanaan tugasnya atau memiliki kepentingan dalam kegiatan yang sedang dilakukan. Konflik kepentingan biasanya dilakukan dalam hal skema pembelian dan penjualan (purchasing and sales schemes) yang terjadi dalam perusahaan.
b. Bribery (penyuapan). Suap melibatkan pemberian, persembahan, meminta, atau menerima hal-hal berharga untuk mempengaruhi pejabat dalam pelaksanaan tugasnya. Penyuapan biasanya berupa penyuapan faktur (invoice kickbacks) dan persekongkolan tender (bid rigging).
c. Illegal gratuties (gratifikasi ilegal). Transaksi (mirip suap) berupa memberi, menerima, menawarkan, atau meminta sesuatu yang berharga karena tindakan resmi yang telah diambil, yang terjadi setelah fakta.
d. Economic extortion (pemerasan ekonomi). Pemerasan ekonomi adalah penggunaan (atau ancaman) kekuatan (termasuk sanksi ekonomi) oleh individu atau organisasi untuk mendapatkan sesuatu yang berharga (aset, informasi, atau kerjasama keuangan/ekonomi untuk mendapatkan keputusan yang menguntungkan).

• Asset Missappropriation (Penyalahgunaan Aset)
a. Cash (Kas)
Penyalahgunaan aset kas biasanya dilakukan dalam bentuk:
1. Pencurian kas di tangan (theft of cash in hand)
2. Pencurian penerimaan kas (theft of cash receipts)
- Skimming, yaitu pencurian terhadap penerimaan kas dari penjualan, piutang, pengembalian dan yang lainnya yang belum tercatat. Misalnya, mencuri cek yang diterima melalui pos; mencatat penjualan yang lebih rendah dari nilai penjualan yang sebenarnya; dan mengambil uang angsuran dari hasil penagihan kepada nasabah.
- Cash larceny, yaitu pengambilan secara sengaja uang kas milik perusahaan atau pemberi kerja, tanpa seijin dan bertentangan dengan peraturan atau keinginan pemberi kerja, misalnya pencurian kas dari simpanan bank atau kas perusahaan.
3. Kecurangan pembayaran (fraudulent disbursements).
- Billing schemes (skema penagihan), yang terbagi menjadi tagihan melalui penjualan peusahaan, tagihan melalui pemasok yang tidak sesuai, dan tagihan melalui pembelian pribadi menggunakan uang perusahaan.
- Payroll schemes (skema gaji). Pelaku biasanya mengubah informasi yang berhubungan dengan skema gaji dengan modus ghost employee, memalsukan upah, dan skema komisi.
- Expense reimbursement schemes (skema penggantian biaya), dilakukan dengan cara mencurangi 4 hal lazim yang terjadi dalam penggantian biaya, yaitu biaya disalah artikan, biaya lebih saji, biaya fiktif, dan beberapa pengembalian.
- Check tampering (penggelapan cek), biasanya dilakukan dengan cara memalsukan pembuat cek, memalsukan keabsahan cek, mengubah penerima cek dan pembuat yang berwenang.
- Register disbursement (register pembayaran). Kecurangan yang biasa dilakukan berupa pemalsuan pembatalan register dan pemalsuan register pengembalian.
b. Inventory & All Other Asset (Aset persediaan dan aset lainnya)
1. Misuse (penyalahgunaan)
2. Larceny (pencurian).
- Asset requisition & transfer. Penggunaan dokumen internal untuk meminta pemindahan asset ke lokasi/cabang lain dalam upaya pencurian aset.
- False shipment. Membuat dokumen pengiriman dan dokumen penjualan palsu untuk menutupi penerimaan persediaan atau aset lain sehingga terlihat seolah olah terdapat penjualan untuk menutupi kecurangan yang dilakukan misalnya dengan memalsukan catatan penjualan dll.
- Purchasing & receiving. Pembelian barang yang tidak dibutuhkan dan mencuri aset tersebut dengan memalsukan catatan penerimaan barang.
- Unconcealed larceny. Pengambilan inventory atau persedian perusahaan, tanpa disertai tindakan oleh pelaku untuk menutupi tindakannya dalam bentuk buku maupun catatan.

• Financial Statement Fraud (Kecurangan Laporan Keuangan)
Kecurangan laporan keuangan dilakukan melalui salah saji material dalam laporan keuangan yang merugikan investor dan kreditor. Kecurangan tersebut dapat dilakukan dengan cara menyajikan:
1. Asset/revenue overstatement (aset/pendapatan lebih saji). Kecurangan ini biasanya dilakukan melalui perbedaan waktu, pendapatan yang dibuat-buat, kewajiban dan biaya yang disembunyikan, valuasi aset yang tidak sesuai, serta pengungkapan yang tidak sesuai.
2. Asset/revenue understatement (aset/pendapatan kurang saji). Kecurangan ini biasanya dilakukan melalui perbedaan waktu, pendapatan yang dibuat kurang saji, kewajiban dan beban yang dibuat lebih saji, serta valuasi aset yang tidak sesuai.

Sumber:
http://ayuchaessar.blogspot.co.id/2013/04/apa-itu-coso.html
https://sciencebooth.com/2013/05/21/pengertian-dan-komponen-coso-framework/
http://jejakinvestigator.blogspot.co.id/2015/08/fraud-definisi-latar-belakang-dan.html
http://qsukri.blogspot.co.id/2011/01/white-collar-crime.html
http://manshurzikri.wordpress.com/2011/04/17/white-collar-crime/
http://documentslide.com/documents/terminologi-fraud-e-2.html
https://mukhsonrofi.wordpress.com/2008/09/04/fraudtriangle-segitiga-fraud/
http://tiyastiyastiyas.blogspot.co.id/2015/10/fraud-diamond-bagi-seorang-auditor.html
James A. Hall, Accounting Information System Seventh Edition.

Rediana C1C1015006

Kelompok 6

TUGAS ANALISA SISTEM ONLINE YANG BERHUBUNGAN DENGAN SIA

PERUSAHAAN: "TOKOPEDIA"

I.                    DESKRIPSI

Tokopedia.com merupakan salah satu mall online di Indonesia yang mengusung model bisnis marketplace dan mall online. Tokopedia memungkinkan setiap individu, toko kecil dan brand untuk membuka dan mengelola toko online. Sejak diluncurkan sampai hingga akhir 2015, layanan dasar Tokopedia bisa digunakan oleh semua orang secara gratis.

Dengan visi untuk "Membangun Indonesia yang Lebih Baik Lewat Internet", Tokopedia memiliki program untuk mendukung para pelaku Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) dan perorangan untuk mengembangkan usaha mereka dengan memasarkan produk secara online.

Tokopedia.com menawarkan jutaan produk yang terbagi dalam 21 kategori besar, meliputi:

·         Pakaian

·         Fashion & Aksesoris jam hello kitty

·         Kecantikan

·         Kesehatan

·         Rumah Tangga

·         Dapur

·         Perawatan Bayi

·         Handphone & Tablet

·         Laptop & Aksesoris

·         Komputer & Aksesoris

·         Elektronik

·         Kamera, Foto & Video

·         Otomotif

·         Olahraga

·         Office & Stationery

·         Souvenir, Kado & Hadiah

·         Mainan & Hobi

·         Makanan & Minuman

·         Buku

·         Software

·         Film, Musik & Game

Hingga Januari 2015, terhitung lebih dari 1.200 kategori produk tersedia di Tokopedia.com.

Sistem pembayaran di Tokopedia.com menggunakan sistem Rekening Bersama atau escrow. Dalam hal ini, Tokopedia.com berperan sebagai pihak ketiga yang menengahi antara penjual dan pembeli, sehingga dapat meminimalisir terjadinya tindak penipuan.

Hingga awal tahun 2015, terdapat 5 metode pembayaran yang dapat digunakan untuk bertransaksi di Tokopedia.com, antara lain Saldo Tokopedia, Transfer Bank serta pembayaran instan seperti Mandiri ClickPay, Mandiri E-Cash dan BCA KlikPay. Dan pada pertengahan 2015 ini, Tokopedia mendukung sistem pembayaran via Indomaret.

II.                 TIPE SISTEM

Tokopedia menggunakan tipe sistem Business-to-Cunsumer (B2C). Business-to-Consumers (B2C) adalah jenis bisnis yang dilakukan antara pelaku bisnis dengan konsumen, seperti antara produsen yang menjual dan menawarkan produknya ke konsumen umum secara online. Disini pihak produsen akan melakukan bisnis dengan menjual dan memasarkan produknya ke konsumen tanpa adanya feedback dari konsumen untuk melakukan bisnis kembali kepada pihak produsen, yang artinya produsen hanya menjual atau memasarkan produk ataupun jasanya dan pihak konsumen hanya sebagai pemakai atau pembeli. Selain itu karakteristik yang perlu menonjol dari B2C adalah kemampuan untuk membuat sebuah direct relationship dengan consumer tanpa campur tangan dari pihak perantara (distributor).

III.               MODEL SISTEM

Tokopedia menggunakan model sistem Transaction Broker. Transaction Broker yaitu pembeli dapat mengamati berbagai tarif dan syarat pembelian, namun aktifitas bisnis utamanya adalah memfasilitasi transaksi. Transaction broker menyediakan mekanisme pembayaran third-party untuk para pembeli dan penjual untuk menetapkan atau memutuskan sebuah transaksi. Misalnya : etrade, ameritrade, dll.

IV.              JENIS PENDAPATAN

Sampai sekarang Tokopedia belum meraih keuntungan sama sekali (defisit), artinya dari segi bisnis mereka belum bisa dibilang berhasil karena tidak ada profitnya. Mereka mau terus menjalankan bisnis ini untuk memonopoli/mengusai sistem perdagangan online di masa depan. Tokopedia ingin menjadi no. 1 di industri ini (e-commerce) sehingga nantinya semua orang akan menjadikan platform ini sebagai base/default untuk semua transaksi jual-beli online.

Namun saat ini Tokopedia mulai melakukan beberapa cara untuk memperoleh  keuntungan diantaranya yaitu Tokopedia TopAds dan Gold Merchant. Tokopedia TopAds adalah fitur yang ditawarkan oleh Tokopedia untuk mempromosikan toko ataupun produk dari toko, serta memungkinkan toko dan produk yang dijual dapat dilihat dan dibeli oleh lebih banyak pembeli di Tokopedia. Sedangkan Gold Merchant adalah fitur tambahan berbayar yang disediakan untuk para penjual dan dapat memberikan kemudahan bagi penjual dalam mengelola toko onlinenya. Fasilitas tambahan yang tersedia jika berlangganan Gold Merchant ini antara lain: informasi toko fisik pada katalog, perhitungan kurs dollar, penambahan admin untuk membantu mengelola toko, shop notes di halaman produk dan halaman depan toko yang memudahkan pembeli mendapatkan informasi tentang toko maupun produk Anda, serta tersedia pengurutan produk berdasarkan "Gold Merchant".

Rediana (C1C015006)
KELOMPOK 6

Chapter 8: Financial Reporting and Management System

SISTEM PELAPORAN KEUANGAN DAN MANAJEMEN

A.    Sistem Buku Besar dan Pelaporan Keuangan

Manajemen Reporting System (MRS) dibedakan dari Financial Reporting System (FRS) dalam hal: pelaporan keuangan adalah wajib dan pelaporan manajemen diskresioner. Informasi pelaporan manajemen diperlukan untuk perencanaan dan kegiatan usaha pengendalian. manajemen organisasi menerapkan aplikasi MRS pada kebijaksanaan mereka, berdasarkan kebutuhan pengguna internal. Sumber masukan buku besar adalah voucher jurnal. Voucher jurnal, dapat digunakan untuk mewakili ringkasan dari transaksi yang sama atau transaksi yang unik tunggal, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar (BB) yang terkena dampak. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan ayat jurnal penutup semua dimasukkan ke dalam BB melalui voucher jurnal.

Kewajiban pelaporan dipenuhi melalui FRS. Banyak dari informasi yang diberikan berbentuk laporan standar keuangan, pajak, dan dokumen yang diperlukan oleh badan pengatur seperti Securities and Exchange Commission (SEC). Secara umum, pengguna di luar informasi tertarik dalam kinerja organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, mereka membutuhkan informasi yang memungkinkan mereka untuk mengamati tren kinerja dari waktu ke waktu dan untuk membuat perbandingan antara organisasi yang berbeda. Pelaporan keuangan adalah langkah akhir dalam proses akuntansi secara keseluruhan yang dimulai dalam siklus transaksi. Proses ini dimulai dengan yang bersih pada awal tahun fiskal baru. Hanya neraca rekening (permanen) yang dilakukan ke depan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, langkah-langkah berikut terjadi: Menangkap transaksi, Rekam dalam jurnal khusus, Posting ke buku besar pembantu, Posting ke buku besar, Siapkan neraca saldo disesuaikan, Membuat jurnal penyesuaian, Buatlah jurnal dan posting jurnal penyesuaian, Siapkan neraca saldo disesuaikan, Siapkan laporan keuangan,  Jurnal dan posting jurnal penutup, Siapkan neraca saldo setelah penutupan.

B.     Sistem Pelaporan Rekayasa Ulang XBRL

Laporan online data keuangan merupakan kebutuhan yang kompetitif untuk organisasi publik. Kebanyakan organisasi menggunakan HTML (Hyper Text Markup Language) untuk menempatkan laporan keuangannya secara online yang bisa di unduh oleh SEC, analis keuangan dan lain-lain.

Untuk mengatasi hal tersebut, sekarang terdapat standar internet yang didesain khusus untuk laporan tentang bisnis dan pertukaran informasi yang merupakan turunan dari eXtensible Markup Language (XML) yaitu eXtensible Business Language (XBRL).

Kata eXtensible dalam XML menunjukkan bahwa segala markup language dapat dibuat menggunakan XML. Yang didalamnya juga berguna untuk menyimpan data yang perintah formatnya dipetakan ke nilai data. XML juga dapat digunakan untuk menggambarkan struktur database internal organisasi.

Perbandingan antara dokumen HTML dengan XML adalah jika HTML pengguna akhir komputer tidak bisa memroses HTML dan hanya bisa menampilkan formatnya namun jika XML pengguna akhir komputer dapat mengenali XML dan dalam prosesnnya dapat menghilangkan beban saat ditampilkan di server web.

XBRL biasanya digunakan untuk melaporkan data keuangan gabungan tapi juga dapat diterapkan untuk mengkomunikasikan informasi yang berkaitan dengan transaksi individual. Proses pelaporan XBRL adalah sbb:

1.      Pilih taksonomi XBRL

2.      Melakukan referensi silang tiap akun di buku besar organisasi pelapor dengan elemen XBRL taksonomi yang tepat

3.      Data harus terorganisir dan diberi label sesuai dengan kebutuhan internal internal pelaporan perusahaan dan konvensi yang melibatkan pemetaan data internal organisasi untuk elemen taksonomi XBRL

4.      Proses pemetaan menggunakan alat seperti Taxonomy Mapper

5.      Jika proses pemetaan sudah selesai, tiap catatan database akan berisi penanda yang tersimpan seperti digambarkan oleh bidang elemen taksonomi

Perusahaan yang menggunakan teknologi database XBRL sebagai platform penyimpanan informasi utama mereka dapat mempercepat proses pelaporan. Pengguna data keuangan seperti investor dan analis dapat dengan mudah mengimpor dokumen XBRL ke dalam database internal dan alat analisis untuk lebih memudahkan proses pengambilan keputusan

Dari struktur database yang baru, program komputer yang mengenali tag terkait dengan data atribut dapa menghasilkan contoh dokumen XBRL (laporan keuangan yang sebenarnya).

Dokumen XBRL dapat dipublikasikan dan tersedia untuk pengguna data keuangan. Semua anggota dari komunitas laporan keuangan harus menyadari bahwa XBRL adalah teknologi pertukaran informasi yang penting. Di masa depan, XBRL akan menjadi alat utama untuk memberikan laoran bisnis ke investor dan regulator. Kemajuan akhir-akhir ini telah terjadi di amerika serikat dan di dunia.

C.    Mengendalikan Sistem Pelaporan Keuangan

Risiko potensial terhadap sistem pelaporan keuangan meliputi:

1.      Jejak audit yang rusak.

2.      Akses tidak sah ke buku besar.

3.      Rekening buku besar yang tidak seimbang dengan akun anak perusahaan.

4.      Saldo rekening buku besar salah karena tidak sah atau tidak benar.

5.      Voucher jurnal.

Jika tidak dikendalikan, risiko ini dapat mengakibatkan: laporan keuangan salah saji dan laporan lainnya, sehingga pengguna menyesatkan informasi ini; konsekuensi potensial litigasi; kerugian finansial yang signifikan bagi perusahaan; dan sanksi yang ditetapkan oleh undang-undang SOX.

Jejak audit adalah catatan dari jalan yang transaksi terjadi melalui tahapan input, pengolahan, dan output dari proses transaksi. Ini melibatkan jaringan dokumen, jurnal, dan buku besar yang dirancang untuk memastikan bahwa transaksi dapat secara akurat ditelusuri melalui sistem dari inisiasi untuk disposisi akhir. Audit trail memfasilitasi pencegahan dan koreksi kesalahan ketika file data yang nyaman dan logis terorganisir. Juga, buku besar dan file lain yang merupakan jejak audit harus rinci dan cukup kaya untuk (1) memberikan kemampuan untuk menjawab pertanyaan, misalnya, dari pelanggan atau vendor; (2) dapat merekonstruksi file jika mereka sepenuhnya atau sebagian hancur; (3) menyediakan data historis yang dibutuhkan oleh auditor; (4) memenuhi peraturan pemerintah; dan (5) menyediakan sarana untuk mencegah, mendeteksi, dan mengoreksi kesalahan.

D.    Sistem Pelaporan Manajemen

Pelaporan manajemen telah lama dianggap sebagai sebuah elemen penting dalam struktur pengendalian internal organisasi. Sistem ini dilakukan agar manajemen organisasi dapat menyelesaikan masalah secara efektif sehingga dapat tercapai tujuan organisasi tersebut.

Faktor Yang Mempengaruhi Sistem Pelaporan Manajemen

Untuk merancang sebuah Sistem Pelaporan Manajemen yang efektif, diperlukan beberapa informasi agar manajer dapat mengatasi masalah yang dihadapi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi majemen yaitu :

1)                Prinsip-prinsip Manajemen

·        Formalisasi Pekerjaan. Prinsip ini membantu manajemen untuk dapat membangun sebuah organisasi dengan karyawan yang kompeten dibidangnya.

·        Tanggung jawab dan Otoritas. Jika seorang manajer mendelegasikan tanggung jawab ke bawahannya, ia harus juga memberikan otoritas kepada bawahannya untuk mengambil keputusan dalam batasan tanggung jawab itu.

·        Jangkauan Kontrol. Manajer dengan jangkauan ontrol sempit terlibat dengan rincian operasi dan keputusan spesifik, sedangkan manajer dengan jangkauan kontrol luas beroperasi paling efektif dengan informasi yang lebih ringkas.

·        Manajemen dengan pengecualian. Prinsip ini menyarankan agar para manajer membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah berpotensi masalah untuk menghindari keterlibatan dalam setiap aktivitas atau keputusan.

2)               Fungsi, level, dan jenis keputusan manajemen

Dalam hal ini manajemen berfungsi dalam merencanakan pengambilan keputusan dan memastikan agar aktivitas perusahaan berjalan sesuai perencanaan. Jenis keputusan manajemen dibagi 4 yaitu :

·         Keputusan Perencanaan Strategis, dibuat oleh manajer tingkat atas yang diantara lain: Menentukan atau memodifikasi struktur organisasi, menetapkan filosofi manajemen, menetapkan tujuan perusahaan, dan menentukan ruang lingkup aktivitas bisnis.

·      Keputusan Perencanaan Taktis, berada di bawah keputusan perencanaan strategis dan dibuat oleh manajemen menengah. Jangka waktu keputusan ini pendek, lebih spesifik, berulang, hasilnya lebih pasti, dan kurang berpengaruh pada perusahaan dibandingkan dengan keputusan strategis.

·      Keputusan Kontrol Manajemen. Digunakan untuk memotivasi semua para manajer  untuk menggunakan sumber daya yang ada seproduktif mungkin.

·      Keputusan Kontrol Operasional. Kontrol ini lebih berfokus pada tugas-tugas rutin operasional perusahaan. Dan dalam keputusan ini terdapat 3 bagian yaitu standar operasional, evaluasi pelaksanaan dan perbaikan kontrol.

3)      Struktur masalah

Struktur ini dibuat agar kita dapat mengetahui seberapa baik para pengambilan keputusan dalam menyelesaikan masalahnya. Struktur masalah dibagi menjadi 3 bagian, yaitu Data (faktor-faktor masalah), Prosedur (proses dalam penyelesaian masalah), dan Tujuan (keputusan yang diambil dalam menyelesaikan masalah).

4)      Jenis pelaporan manajemen

Laporan manajemen dapat berupa media kertas maupun media digital. Dalam pelaporan manajemen, harus terdapat informasi yang berisi masalah yang dihadapi dan bagaimana cara penyelesaian yang dilakukan oleh para pengambil keputusan. Laporan manajemen harus memiliki jangka waktu teratur berupa harian, mingguan, bulanan, triwulan, atau tahunan. Agar dapat menjadi laporan yang efektif, perlu dipenuhi beberapa syarat, yaitu:

a.    Relevan. Setiap elemen informasi dalam laporan harus relevan untuk mendukung keputusan manajer.

b.    Ringkas. Laporan harus semakin ringkas ketika arus informasi bergerak dari manajemen bawah ke manajemen puncak.

c.    Pengecualian orientasi. Laporan pengendalian harus mengidentifikasi kegiatan yang beresiko di luar kendali dan harus mengabaikan kegiatan yang berada di bawah kendali.

d.   Ketepatan. Informasi dalam laporan harus bebas dari kesalahan material yang akan menyebabkan pengguna membuat keputusan yang salah.

e.    Kelengkapan. Sebisa mungkin tidak ada bagian dari informasi penting untuk membuat keputusan yang terlewatkan dari sebuah laporan.

f.     Aktualitas. Sistem pelaporan manajemen harus menyediakan manajer dengan informasi yang tepat waktu.

g.    Keringkasan yang padat isi. Selain ringkas, informasi dalam laporan harus menggunakan skema pengkodean untuk mewakili klasifikasi data yang kompleks dan menyediakan semua perhitungan yang diperlukan (seperti ekstensi dan varians) bagi pengguna, serta disajikan secara jelas dengan judul di semua nilainya.

Pelaporan Ad Hoc

Pelaporan Ad Hoc dilakukan melalui sebuah konsep bernama data mining, yaitu proses memilih, mengeksplorasi, dan pemodelan data dalam jumlah besar untuk mengungkap hubungan dan pola global yang ada dalam database yang besar tetapi tersembunyi di antara sejumlah fakta yang besar. Manajer menggunakan dua pendekatan umum untuk data mining, yaitu:

a.    Model verifikasi, menggunakan teknik drill-down baik untuk mem-verifikasi atau menolak hipotesis pengguna.

b.    Model penemuan, menggunakan data mining untuk menemukan informasi yang sebelumnya tidak diketahui tetapi penting yang tersembunyi di dalam data.

Pengambilan keputusan manajemen dapat ditingkatkan melalui data mining hanya jika data yang sesuai telah diidentifikasi, dikumpulkan, dan disimpan di gudang data, karena banyak masalah penting yang berkaitan dengan data mining dan pergudangan yang membutuhkan pemahaman tentang teknologi database relasional.

Akuntansi Pertanggungjawaban

Prinsip dasar dari konsep ini adalah bahwa manajer bertanggung jawab hanya untuk item (biaya, pendapatan, dan investasi) yang mereka kontrol. Arus informasi mengalir mewakili dua fase akuntansi, yaitu: menetapkan tujuan keuangan (proses anggaran); serta mengukur dan melaporkan kinerja secara top-down dan bottom-up melalui saluran informasi.

Pusat Pertanggungjawaban

Untuk mencapai akuntabilitas, badan usaha sering mengatur operasi mereka ke unit pusat pertanggungjawaban yang terbagi dalam:

a.       Pusat biaya. Manajer pusat biaya bertanggungjawab atas biaya manajemen dalam batas anggaran.

b.      Pusat laba. Manajer pusat laba memiliki tanggung jawab dalam hal pengendalian biaya dan generasi pendapatan.

c.       Pusat investasi. Manajer pusat investasi memiliki kewenangan umum untuk membuat keputusan yang sangat mempengaruhi organisasi.

Pertimbangan Perilaku

Kongruensi Tujuan

Sebuah sistem pelaporan manajemen yang terstruktur berperan penting dalam mempromosikan dan melestarikan keselarasan tujuan. Sistem pelaporan manajemen yang buruk dapat menyebabkan tindakan disfungsional yang bertentangan dengan tujuan organisasi yang disebabkan oleh:

a.       Informasi yang berlebihan. Hal ini terjadi ketika perancang sistem pelaporan tidak benar dalam mempertimbangkan tingkat organisasi manajer dan rentang kendalinya sehingga manajer mengandalkan tips, firasat, dan tebakan dalam membuat keputusan, yang tentunya memiliki risiko tinggi untuk menjadi sub-optimal dan disfungsional.

b.      Pengukuran kinerja yang tidak tepat. Ketika pengukuran kinerja yang tidak tepat digunakan, laporan dapat mengakibatkan perangsangan perilaku yang tidak sesuai dengan tujuan perusahaan.

Sumber: James A. Hall, Accounting Information Systems

(Diterjemahkan)

Rediana-C1C015006
kelompok 6